Notesを移行したいけど、離れられないのはなぜ？
使い続けざるを得ないと語るユーザーに聞いた実際のところ。

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多くの企業で長く使われているNotesですが、2018年12月の米IBM社の同製品の売却発表もあり移行を検討される方が多いようです。しかし、ある企業では総務部が自社の業務にあわせて作ったワークフローの本数が予想外に多く、これらが移行の障壁となって「離れたくても離れられない」とういうのが実状のようです。
 

■Notesの移行先候補は？
Notes移行に関する記事やITベンダーによる移行支援サービスの紹介ページでは、移行先として以下のようなグループウェア製品などが候補とされています。
・Microsoft SharePoint
・Microsoft Office365
・Google Apps
・Cybouz Office／Garoon
・Kintone
・desknet’s
・楽々WorkflowII
・X-point

いずれもグループウェアの基本機能を再現するだけであればNotesからの移行は比較的スムーズだが、Notes上で共有している企業のノウハウや業務上のナレッジを移すのは容易ではないことが指摘されています。
 

■移行が困難とされる理由
それは、自社の業務にぴったり合ったシステムを簡単に作れるというNotesの特徴によって、例えば、長年Notesを使い続けているうちに、総務部門の担当者が業務改善や効率化のために作ったワークフローがいつの間にか増え、かつ業務に欠かせないものとなっていることが背景としてあるようです。

実際、Notes移行を進めようとしたある企業では、総務部門に在籍していたITに明るいメンバーが中心となって作成した200本を超えるワークフローの存在が明らかになりました。

 

■移行作業の３つの方法とそれぞれの問題
これらを移行するために、
１）システム部門が移行作業を行う
２）総務部門が移行作業を行う
３）移行作業をベンダーに外注する
の３つの方法を検討しましたが、それぞれ以下のような問題があったため、いますぐの移行はあきらめざるを得ないという結論に至ったそうです。

１は、作業の無駄をなくすため利用実態を把握し、不要なワークフローは廃棄するといった絞り込みを行うこと、また移行対象のワークフローについても総務部門との仕様確認のためにドキュメント化といった作業がともなうため、多くの時間を割かなければならないことが予想されました。

２は、総務部門の負荷という問題です。これらのワークフローも片手間で作られたものであり、本業の時間を割いて移行作業の対応にあたることは難しく、状況によっては残業代などによるコスト増の可能性があります。

３は、費用対効果という点です。アウトソーシングする場合、一般的にそのコスト計算は本数×単価ということになります。問い合わせをしてみたところ、１本あたり2人日という概算見積を提示されましたが、そのコストが利用状況に照らして本当に効果的なのかどうか判断が難しいことがあげられます。

このようにNotesを他のシステムに移行したいけどなかなか踏み切れず、当面は継続して利用せざるを得ない、しかし、サーバーの老朽化や故障リスクが心配、保守契約が終了するハードウェアだけを入れ替えてNotesを延命し継続利用できないだろうかと考える企業様が増えているようです。ぜひお気軽にご相談ください。